Prokázání příslušnosti pověřené osoby

V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob při zpracovávání osobních údajů a o volném pohybu takových údajů (obecné nařízení o ochraně údajů – GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Identifikační údaje správce

Podmínky a pravidla pro pověřené osoby

Správce potvrzuje, že pověřené osoby mohou jeho jménem získávat a zpracovávat osobní údaje pouze v určených prostorách správce a za následujících závazných podmínek:

1. Účelnost a minimalizace údajů: Při získávání osobních údajů do záznamů zpracovatelských činností vyžadovat od subjektů údajů výhradně ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro účel jejich zpracování. Zaměstnancům je zakázáno získávat údaje pod záminkou jiné činnosti.
2. Ověřování správnosti: Pověřená osoba kontroluje a ověřuje správnost a aktuálnost osobních údajů po jejich získání a zařazení do evidence. Nesprávné a neúplné údaje je povinna bez zbytečného odkladu opravit nebo doplnit.
3. Zákaz telefonního sdělování: Poskytovat a zpřístupňovat osobní údaje po telefonu je přísně zakázáno.
4. Informační povinnost: Před získáváním osobních údajů seznámit subjekt údajů s identitou správce, účelem a rozsahem zpracování, případnými příjemci a jeho právy podle GDPR.
5. Zajištění souhlasu: Zajistit prokazatelný souhlas ke zpracování osobních údajů v případech, kdy je souhlas právním základem zpracování.
6. Kopírování a skenování dokladů: Získávat osobní údaje kopírováním či skenováním úředních dokladů pouze tehdy, pokud to zvláštní zákon výslovně umožňuje, nebo na základě písemného souhlasu subjektu údajů.
7. Ochrana a fyzická bezpečnost: Chránit přijaté dokumenty a soubory před ztrátou, poškozením, zneužitím, odcizením nebo neoprávněným přístupem. Každá pověřená osoba je odpovědná za fyzickou bezpečnost svého pracoviště a svěřených prostředků.
8. Pravidlo čistého stolu: Pověřená osoba je povinna dodržovat pravidlo čistého stolu – nenechávat v nepřítomnosti, zejména po skončení pracovní doby, na pracovišti dokumenty obsahující osobní údaje.
9. Mlčenlivost: Pověřená osoba je povinna zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, s nimiž přichází do styku. Údaje nesmí využít pro osobní potřebu a bez souhlasu správce je nesmí nikomu zpřístupnit. Tato povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení pracovního poměru či pověření.
10. Šifrování a bezpečný přenos: Při přenášení osobních údajů na elektronických médiích mimo prostory správce je povinné data šifrovat. Přenášení listinných dokumentů je přípustné pouze v uzavřených a neprůhledných obalech.
11. Bezpečná likvidace: Likvidaci nepotřebných pracovních dokumentů a nosičů provádět skartací, vymazáním nebo fyzickým zničením tak, aby osobní údaje nebylo možné obnovit.